Die VG WORT im Bereich Wissenschaft: Tantiemen, Meldeverfahren und Vergütung

Die Publikation wissenschaftlicher Erkenntnisse bildet das Fundament jeder akademischen Karriere. Doch über den immateriellen Gewinn an Reputation hinaus bietet das deutsche Urheberrecht Wissenschaftler:innen eine handfeste ökonomische Komponente: die Vergütung durch die Verwertungsgesellschaft WORT (VG WORT). Da es für Urheber unmöglich ist, jede einzelne Kopie in einer Bibliothek oder jede digitale Bereitstellung in einem Semesterapparat individuell abzurechnen, übernimmt die VG WORT diese Aufgabe treuhänderisch. Dieser Fachartikel erläutert die Mechanismen der Tantiemenausschüttung, die exakten Bemessungsgrundlagen und die strategischen Fristen, die für Urheber im wissenschaftlichen Sektor von Bedeutung sind.

Die rechtliche Basis: Der Wahrnehmungsvertrag

Bevor ein Autor oder eine Autorin von den Ausschüttungen profitieren kann, muss ein sogenannter Wahrnehmungsvertrag mit der VG WORT geschlossen werden. Dieser Vertrag ist die rechtliche Vollmacht, mit der die VG WORT Ansprüche gegenüber Geräteherstellern, Bibliotheken und anderen Institutionen geltend machen kann. Wichtig für die Planung ist hierbei der Faktor Zeit: Damit ein Urheber für das folgende Ausschüttungsjahr meldeberechtigt ist, muss der unterzeichnete Originalvertrag spätestens bis zum 31.12. postalisch in der Münchener Geschäftsstelle eingegangen sein. Die gesamte spätere Verwaltung und Meldung der Werke erfolgt dann effizient über das Online-Portal TOM (Texte Online Melden) unter tom.vgwort.de.

Die Wissenschaftliche Tantieme für Print-Publikationen

Der klassische Kernbereich der Vergütung umfasst Monografien wie Dissertationen und Habilitationen sowie Fachbücher und Beiträge in Sammelbänden oder Fachzeitschriften, die physisch erscheinen. Die Meldung für diese Werke muss jährlich bis zum 31.01. erfolgen. Dabei gilt eine kundenfreundliche Rückwirkungsfrist: Meldefähig sind Werke, die im aktuellen Meldejahr oder in den zwei vorangegangenen Jahren erschienen sind, was ein Zeitfenster von insgesamt drei Jahren eröffnet.

Die Vergütungshöhe orientiert sich im wissenschaftlichen Bereich streng am Umfang des Werkes. Bei Beiträgen in Zeitschriften oder Sammelbänden wird nach sogenannten Normseiten abgerechnet, wobei eine Normseite exakt 1.500 Zeichen umfasst. Eine Meldung ist hier ab einem Mindestumfang von zwei Normseiten (3.000 Zeichen) möglich. Bei eigenständigen Büchern hingegen greift eine differenzierte Staffelung nach Druckseiten. Ein Werk mit 101 bis 300 Seiten wird mit dem Faktor 1,0 gewichtet, während umfangreichere Werke ab 1.100 Seiten einen Faktor von 1,5 erreichen können. Diese Gewichtung stellt sicher, dass der oft jahrelange Aufwand für umfangreiche Forschungsmonografien angemessen honoriert wird.

Digitale Vergütung im System METIS

Für die moderne Wissenschaftskommunikation, die zunehmend über E-Books und Open-Access-Plattformen stattfindet, nutzt die VG WORT das System METIS, welches im Online-Portal TOM integriert ist. Hierbei wird zwischen zwei Verfahren unterschieden. Die reguläre METIS-Ausschüttung arbeitet mit unsichtbaren Zählpixeln, welche die tatsächlichen Zugriffe auf einen Online-Text messen. Erreicht ein Text eine jährlich neu festgelegte Zugriffsschwelle, wird er vergütet.

Da auf vielen wissenschaftlichen Repositorien oder in PDF-Dokumenten technisch keine Zählmarken platziert werden können, existiert zudem die METIS-Sonderausschüttung. Hier wird nach der bloßen Existenz und Länge des wissenschaftlichen Textes im Netz vergütet, sofern dieser mindestens 1.800 Zeichen umfasst. Im Gegensatz zum Printbereich gibt es hier jedoch keine Rückwirkung; es sind nur Texte meldefähig, die im vorangegangenen Kalenderjahr online verfügbar waren. Die Meldefrist endet auch hier am 31.01. des Folgejahres.

Dynamik der Vergütung: Auszahlungslogik und Quoten

Ein wesentliches Merkmal des VG-WORT-Systems ist die jährliche Variabilität der Ausschüttungsbeträge. Die Vergütung pro Seite oder Werk ist keine fixe Größe, sondern wird jedes Jahr auf Basis der tatsächlichen Einnahmen (z. B. aus der Geräteabgabe und Bibliothekstantieme) und der Anzahl der eingegangenen Meldungen neu berechnet. Die Ausschüttung erfolgt dabei stets zeitversetzt: Im laufenden Kalenderjahr werden die Tantiemen für die Publikationsleistungen des Vorjahres ausgezahlt.

Die Entwicklung der Quoten spiegelt dabei die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und das Meldeaufkommen wider. Ein Blick auf die Quotenübersicht der Jahre 2020 bis 2024 zeigt die Schwankungsbreite im wissenschaftlichen Bereich. Während die Sätze für wissenschaftliche Monografien in manchen Jahren aufgrund hoher Einnahmen aus Pauschalvereinbarungen steigen, können sie in Jahren mit sehr hohem Meldeaufkommen leicht sinken, da die Gesamtsumme auf mehr Köpfe verteilt wird. Eine detaillierte Aufstellung der Werte der vergangenen Jahre findet sich in der offiziellen Quotenübersicht der VG WORT für wissenschaftliche Publikationen.

Das Kumulationsverbot und die Zweitveröffentlichung

Ein wesentlicher Grundsatz der VG WORT ist das Kumulationsverbot: Vergütet wird der Inhalt, nicht das Medium. Ein identischer Text kann daher innerhalb eines Zyklus nur einmal Tantiemen generieren – entweder über den Printbereich oder über METIS. Dies führt zu strategischen Überlegungen bei der Zweitveröffentlichung (Green Open Access). Wenn die Meldefrist für die Print-Version bereits abgelaufen ist, kann eine Online-Zweitveröffentlichung den Inhalt für das METIS-Verfahren wieder „reaktivieren“. Auch bei Werken, die ursprünglich im Ausland ohne Anbindung an die VG WORT erschienen sind, sichert die Zweitveröffentlichung auf einem deutschen Server die Meldefähigkeit und damit den Anspruch auf Tantiemen.

Die Rolle der Verlage und die Praxis bei Optimedien

An den Ausschüttungen sind neben den Urhebern auch die Verlage beteiligt, was die verlegerische Leistung bei der Aufbereitung und Verbreitung der Werke honoriert. In der Wissenschaft sieht der Verteilungsplan in der Regel eine Aufteilung von zwei Dritteln an die Urheber und einem Drittel an den Verlag vor.

Optimedien unterstützt diesen Prozess aktiv als Partner der Wissenschaft. Wir vergeben die notwendigen Identifikatoren wie ISBN und DOI, liefern exakte Seiten- und Zeichenzahlen für Ihre Meldung im Portal TOM und übernehmen die obligatorische Pflichtablieferung an die Deutsche Nationalbibliothek (DNB). Erst durch diese formale Erfassung wird die für den Bibliotheksnachweis notwendige Sichtbarkeit geschaffen, die Ihre Tantiemen letztlich absichert.

Ihre OPTIMEDIEN Redaktion